La cultura se come a la estrategia para desayunar. Peter Drucker lo tenía muy claro: de nada sirve una estrategia excelente si nadie en la empresa es capaz de ejecutarla. La implantación de la estrategia se materializa a través de la realización de proyectos.
Por eso, si la empresa mejora la forma en que selecciona, define, planifica y ejecuta sus proyectos, aumentará su impacto estratégico. De la misma manera, si la parte de ejecución falla, la definición de una buena estrategia es inútil.
De hecho, toda buena estrategia debería contemplar la ejecución como una parte esencial. La ejecución depende de las personas y, ahí es donde la cultura organizacional a la que Drucker apelaba en su conocida frase tiene un papel clave: la cultura marcará la forma en que se hacen las cosas dentro de la empresa.
Pero una cosa son los hábitos, costumbres y maneras de hacer, y otra muy distinta es sistematizar la gestión de proyectos. Para que lleguen a buen puerto, es imprescindible definir una metodología para la correcta gestión e implantación de proyectos.
“La cultura se come a la estrategia para desayunar”.Peter Drucker
Diseñar un proyecto en 6 pasos
Quizá consideras que la gestión de proyectos es solo cuestión de sentido común y experiencia, pero si fuera así no habría tantos ejemplos en nuestro día a día de proyectos que no se completan en los plazos establecidos, que superan el presupuesto establecido o que no alcanzan los objetivos que se habían propuesto.
Aunque a primera vista no lo parezca, la organización de un evento informal y la realización de una compleja obra de infraestructuras tienen muchos puntos en común. De hecho, a nivel conceptual, su desarrollo no difiere demasiado: los dos pasan por una serie de fases similares desde el inicio hasta la finalización del proceso. Conoce las seis etapas del ciclo de vida de un proyecto que ayudarán a completarlo con éxito:
1. Selección
Analiza la cartera de proyectos teniendo en cuenta los recursos disponibles, el impacto que cada opción puede tener en la organización y los riesgos que puede comportar. En esta fase preliminar, se lleva a cabo el primer control y es recomendable establecer otros filtros a lo largo del proceso que permitan descartar o paralizar el proyecto lo antes posible si aparecen complicaciones.
2. Organización
Céntrate en la selección del equipo y en especial en decidir quién lo dirigirá, pues el liderazgo del proyecto es un factor crucial para llevarlo a cabo con éxito. También es importante definir e implantar la estructura organizativa adecuada para poderlo ejecutar.
3. Definición
¿Qué quieres conseguir? ¿Por qué vamos a poner en marcha este proyecto? ¿Cómo lo vamos a hacer? ¿Qué factores externos deben darse para poderlo llevar a cabo? ¿Cómo mediremos el éxito? Responder a estas cuestiones te permitirá comprobar si los objetivos están claros. Definir el ámbito del proyecto, los grupos de interés, los criterios de evaluación y la gestión de riesgos es esencial para evitar problemas posteriores.
4. Planificación
Es el momento de que concretes el proyecto. Detalla el cómo, el cuándo y el quién. Se trata de descomponer el proyecto en paquetes manejables; desglosar las distintas actividades que hay que realizar y distribuirlas en un cronograma; estimar la duración, el coste y los recursos necesarios para ejecutarlas, y establecer hitos que sirvan de puntos de control durante el proceso.
5. Ejecución y seguimiento
Detecta las desviaciones que se vayan produciendo en cuanto al plazo, el coste y otros aspectos críticos del desarrollo del proyecto, para tener tiempo suficiente de poder reaccionar. Si se detectan variaciones, hay que evaluarlas para ver si se puede mantener el plan inicial, si conviene modificarlo o incluso si sería recomendable abandonar el proyecto. Es recomendable mantener reuniones periódicas de control y aplicar métodos de seguimiento como los diagramas de Gantt.
6. Finalización
¡El proyecto ha llegado a su fin! Antes de darlo por cerrado, conviene que evalúes los resultados conseguidos y los contrastes con los objetivos definidos inicialmente. En esta etapa se recomienda analizar las cosas que han salido bien y las que no, y recoger las lecciones aprendidas en un documento que sirva para futuros proyectos.
Metodología para proyectos exitosos
Como directivo, es posible que dediques gran parte de tu tiempo a gestionar proyectos, pero es posible que nunca te hayas parado a analizar el proceso y los pasos que sigues. Como en todo lo relacionado con la dirección de empresas, no existen fórmulas mágicas ni formas unívocas de hacer las cosas, pero hay métodos que te pueden servir de guía.
A la hora de implantar una metodología de proyectos es recomendable que tengas en cuenta cuatro aspectos:
Hacerlo de forma escalonada y respetando la cultura corporativa
No se puede cambiar la forma de hacer las cosas dentro de la empresa de la noche a la mañana.
Aplicar los nuevos métodos en proyectos nuevos
Será muy difícil implantar nuevas formas de operar en iniciativas que ya están en marcha.
Hacer pruebas piloto
Es mejor probar la nueva metodología en un par de proyectos para refinarla y afianzarla antes de extenderla a toda la organización.
Empezar con metodologías sencillas
Los métodos demasiado complejos y burocráticos generarán rechazo en la organización, porque se percibirán como una carga de trabajo adicional. Es mejor comenzar con una metodología sencilla, que siempre se está a tiempo de ir sofisticando sobre la marcha y según las necesidades.
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