Planeando una vuelta ordenada al trabajo

Con los gobiernos de todo el mundo empezando a levantar algunas de las restricciones impuestas a causa del COVID-19, las empresas se están preparando tentativamente para volver al trabajo.

Pero planificar este regreso no es fácil y todavía hay incógnitas fundamentales sobre cómo evolucionará la pandemia en los próximos meses. Los gobiernos todavía están definiendo las políticas bajo las cuales las empresas pueden permitir que sus empleados vuelvan a la oficina, y todas las decisiones dependen de que los datos sigan a la baja. Es un proceso parecido a planificar un viaje sin saber a dónde vas, cuándo te vas, ni cuánto tiempo estarás fuera.

Sin embargo, poner en marcha esta transición es esencial tanto para prevenir un nuevo pico en los casos como para evitar prolongar la agonía económica. Tomando como ejemplo experiencias en desastres naturales y ataques terroristas, el profesor Joan Fontrodona y Philip Muller ofrecen una serie de pautas para las empresas que ya están planeando su operación retorno:

Da con el momento oportuno para el retorno. Serán las autoridades quienes levanten la orden de confinamiento, pero cada empresa debe decidir cuándo es más oportuno que regresen cada una de sus actividades. Recuerda que empresas como Google han sido elogiados en Estados Unidos por mandar a sus empleados a casa antes de que fuera obligatorio, y que la compañía ha informado recientemente que sus empleados seguirán con el teletrabajo hasta final del año.

Define un retorno escalonado por fases y plazos. Se debe pensar en fases y plazos que pueden variar según los distintos tipos de actividad. A la vista del número de positivos asintomáticos, exigir a todos los empleados que vuelvan al trabajo juntos el mismo día puede tener consecuencias desastrosas.

Gestiona el trabajo acumulado. Aunque gran parte de los empleados han pasado al teletrabajo –y han trabajado más que nunca–, puede haber una enorme cantidad de trabajo acumulado. Es recomendable que todos los departamentos examinen y contrasten en qué estado se encuentran las actividades interrumpidas por las medidas de confinamiento.

Anticipa posibles nuevos hábitos. ¿Cambiará nuestra manera de trabajar tras el COVID-19? Las empresas deben realizar un ejercicio de creatividad y definir nuevos hábitos que incorporen prácticas desarrolladas durante el confinamiento. Algunas cuestiones al respecto pueden ser:

  • ¿Cómo y cada cuándo debemos informar a nuestros trabajadores de los escenarios y retos que surgen con esta “operación retorno” y después de ella?
  • ¿Contemplamos imponer medidas sanitarias y de prevención como parte de nuestra rutina habitual?
  • ¿Planteamos mantener un porcentaje mínimo de trabajadores siempre trabajando desde casa o establecer un sistema de turnos para el teletrabajo, que pueda servir como medida de prevención y que, al mismo tiempo, saque el mayor partido al teletrabajo como nueva realidad laboral?
  • ¿Contemplamos incorporar medidas que continúen con la baja emisión de CO2 a la atmósfera y que se traduzcan en una nueva política de viajes?
  • ¿Pretendemos organizar algún evento en el que se recuerde a las víctimas de la pandemia de dentro y fuera de la empresa?

Protege las actividades fundamentales. Cualquier plan de continuación del negocio debe empezar por identificar las actividades nucleares del mismo y  garantizar en todo momento su seguridad y viabilidad.

Nombra a un responsable específico para la gestión de los problemas de la operación retorno. La vuelta al trabajo generará problemas que ni la mejor planificación puede llegar a contemplar. Para evitar que estas situaciones imprevistas obstaculicen toda la operación, conviene que cada empresa nombre a un responsable específico para servir como gatekeeper.

Además de estos pasos, Fontrodona y Muller han identificado estos nueve puntos clave que toda empresa debería plantearse en el proceso de planificación:

  • Gobierno. ¿Se ajusta el propio plan de retorno de la empresa a las medidas y consejos de las autoridades locales, nacionales e internacionales, sobre todo en lo relativo a salud de los empleados ya las medidas de prevención frente a posibles contagios?
  • Salud de los empleados. ¿Asegura al 100% el plan de retorno la salud de los empleados? ¿Cómo?
  • Emergencia. ¿Hemos diseñado algún plan que detalle cómo reaccionar en caso de que surja un nuevo rebrote del virus en alguna oficina de la empresa?
  • Comunicación. ¿Se ha diseñado un plan de comunicación adaptado a los intereses y necesidades de cada stakeholder con el que mantenerle informado de forma transparente de cada paso que se dé durante la etapa que siga a la emergencia sanitaria del COVID-19? ¿Se mantienen canales abiertos con los que se puedan escuchar y atender sus inquietudes?
  • Riesgo financiero. ¿Se ha diseñado un plan de continuidad del negocio adaptado a los posibles escenarios financieros que acompañarán y definirán la recuperación de la actividad económica y la vuelta al trabajo? ¿Contempla este plan una respuesta ante el peor escenario posible?
  • Cadenas de suministros. ¿Se realiza un seguimiento de las distintas etapas de las cadenas de suministros, y se contemplan alternativas o variables ante posibles disrupciones en alguna de ellas?
  • Política de viajes. ¿Se ha diseñado una política de viajes, domésticos e internacionales, que no ponga en riesgo la salud de los empleados? ¿Se ha contemplado limitar los viajes de los empleados después de la experiencia del teletrabajo, también por razones ambientales?
  • Nuevos hábitos de consumo. ¿Contempla el modelo de negocio de la empresa responder a los nuevos hábitos de consumo generados después de la emergencia sanitaria? ¿Ha cambiado en algo la forma de entender la propia actividad a la luz de la experiencia del confinamiento?
  • Servicios. ¿Se ha diseñado un plan con el que recuperar poco a poco la normalidad en la distribución de bienes y servicios a clientes y consumidores?

Fuente: Muller, P. y Fontrodona, J. El día después: empresas socialmente responsables ante un mundo pos-COVID-19Cuaderno 45. CaixaBank Chair of Corporate Social Responsability (2020).

Post disponible en: Inglés

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