Publicado en Expansión el 29 de enero de 2009.
La semana pasada planteé la conveniencia de trabajar menos, pero trabajar mejor. Es decir, dedicar menos horas para hacer las mismas cosas o hacer incluso más.
Me ha preguntado un colega que por qué trabajamos tantas horas. Creo que merece la pena que cada uno nos paremos y analicemos, por qué dedicamos demasiadas horas al trabajo, si fuera este el caso. Yo me lo he planteado para mi y he preguntado a otros. He aquí algunas respuestas que suelen salir con frecuencia.
Asistimos a demasiadas reuniones y no siempre bien preparadas, lo que conlleva reuniones largas y nuevas reuniones para terminar de decidir. La solución parece sencilla: preparar la reunión por escrito y con anticipación… y, muy importante, que todos hayan leído los papeles antes de sentarse a la reunión. También, plantearse dos veces, ¿es necesario reunirse para decidir esto? ¿Se puede hacer por e-mail o por teléfono o teleconferencia?
A veces somos convocados a reuniones en las que nuestro papel es marginal ¿realmente es necesario asistir? No por llevar más gente van a ser más convincentes nuestros argumentos. Esto ocurre sobre todo en reuniones de ventas con el cliente.
Demasiados viajes. Bueno, esto la crisis lo está solucionando. Pero en época de vacas gordas no paramos de viajar. ¿Es necesario? Lo de la videoconferencia funciona muy bien.
Otro problema: infinitos e-mails. Cierto que con el e-mail estamos más informados y hacemos –solucionamos- más cosas. De hecho, dedicamos muchas horas a contestar e-mails, pues es un instrumento de trabajo esencial. Ahora bien, si le dedicamos muchas horas hay que gestionarlo bien.
Un problema típico es la cadena de réplicas y contra réplicas. Cuando la cadena de replicas pasa de tres, quizá conviene descolgar el teléfono y hablarlo personalmente. Nos ahorraremos muchos malentendidos y entuertos, que luego son difíciles de solucionar.
Más sobre el e-mail, ¿es necesario estar en copia de tantos temas? Quizá debemos estar informados de la decisión final, pero no de todo el proceso seguido para esa decisión.
Antes era de buena educación contestar todo lo que uno recibía, porque recibía poco. Cuando se reciben 50 ó 100 e-mails diarios hay que gestionar bien el e-mail y contestar solo aquello que es responsabilidad de uno y no contestar ningún e-mail recibido en copia. Quizá es muy drástico, pero es que sino, no haremos otra cosa. Además conviene tener claro que las horas de e-mail son muy estresantes, precisamente porque resolvemos muchas cosas en poco tiempo… con peligro de resolverlas mal.