La importancia de separar propiedad, administración, dirección y familia en la empresa familiar

Las analogías ayudan a simplificar procesos complejos y facilitan su comprensión. En el post anterior presentaba el modelo de las 4 habitaciones como analogía de la toma de decisiones en la empresa familiar. Josh Baron, Rob Lachenauer y Sebastian Ehrensberger explican en este artículo de la Harvard Business Review que las empresas familiares deberían tener 4 habitaciones bien separadas y equipadas: la de la propiedad, la del consejo de administración, la de dirección y la de la familia. En cada estancia se toman un tipo de decisiones y el poder recae sobre distintas personas.

Lo idóneo es que todas las empresas tengan las cuatro estancias bien separadas, pero no siempre es así. Los autores identifican tres tipos de disfunciones que pueden darse en este modelo, que paso a explicar a continuación.

Cuando la empresa familiar es un loft

Algunas empresas familiares funcionan como una casa con una única habitación. Los miembros de la familia desempeñan los roles clave del consejo, de la dirección, de la propiedad y de la familia. Siguiendo con la analogía de la casa, podríamos decir que el comedor hace las veces de sala de estar, de cocina, de dormitorio y de baño.

Así que en las comidas o cenas se discute todo: desde los dividendos hasta los proyectos de filantropía, pasando por los nombramientos ejecutivos y el destino de las próximas vacaciones. Se habla de todo, se le dan mil vueltas, pero raramente se decide algo.

Esta manera informal de organizarse y de funcionar no es adecuada, lleva a confusiones y malentendidos, y resulta poco efectiva. Según los autores, “una empresa familiar de una habitación es como un desván en el que podría vivir una persona soltera (…). Si se casara y tuviera hijos, necesitaría una casa más grande con paredes que dividan las habitaciones”. De la misma forma, a medida que una empresa familiar crece y evoluciona, también debería hacerlo su estructura y su forma de organizarse.

Cuando faltan habitaciones

¿Qué ocurre cuando falta una de las 4 habitaciones del modelo que hemos presentado? Se explica en el artículo que la estancia de la propiedad es la que falta con mayor frecuencia en las empresas familiares de Estados Unidos, mientras que en Europa lo más habitual es que falte la habitación de la familia. Desde mi experiencia, matizaría que en Europa cada vez más las familias empresarias saben crear y organizar adecuadamente la habitación de la familia.

Sin la habitación de la propiedad, la conexión entre familia y negocio se pierde. Cuando falta la habitación de la familia, el dinero se convierte en la principal preocupación. Sea como sea, tener una empresa familiar sin una de las habitaciones es como tener una mansión sin cocina: no importa lo grande y bonita que sea, la casa no funciona.

Cuando las habitaciones están desordenadas

Si los límites entre una habitación y otra no están claros, y reina el desorden, los malentendidos no tardarán en llegar. Si a los propietarios se les presenta la información con el detalle que se daría en un consejo de administración, seguramente no alcanzarán a entenderla. De la misma manera, si a la familia se le presentan los resultados trimestrales como si se tratara de una junta directiva, acabarán confundidos y con más dudas que antes de la reunión.

Por eso es importante que en cada habitación estén las personas adecuadas, se traten los temas que corresponde y con el nivel de detalle adecuado, algo que es sencillo de decir pero complejo de hacer. Significa, por ejemplo, invitar a consejeros independientes a pasar a la habitación del consejo de administración y dejar fuera de esa sala a algunos miembros de la familia.

Y en vuestra empresa, ¿diríais que contáis con todas las habitaciones? ¿Convendría separar mejor alguna de las estancias? ¿Reina el desorden en alguna de ellas? Aplicar el modelo de las 4 habitaciones os puede ayudar a entender y mejorar los procesos de toma de decisión, y a separar propiedad, administración, dirección y familia.